KONTRAHENCI

Cel modułu

Moduł Kontrahenci służy do gromadzenia i przeglądania informacji o firmach i osobach, z którymi współpracuje przedsiębiorstwo.

Z poziomu modułu można przeglądać listę kontrahentów, wyszukiwać konkretne pozycje, otwierać ich karty oraz przechodzić do informacji powiązanych z danym kontrahentem. W wersji demonstracyjnej dostępne są również funkcje dodawania, edycji i archiwizacji kontrahenta. 

Uwaga !: Zakres dostępnych funkcji może zależeć od konfiguracji systemu oraz uprawnień użytkownika. Poniższy opis został przygotowany na podstawie wersji demonstracyjnej.

Lista kontrahentów

Po wejściu do modułu Kontrahenci wyświetlana jest tabela zawierająca zapisanych kontrahentów.

Na liście widoczne są m.in.:

• Nazwa,

• Grupa kontrahentów,

• NIP,

• Miasto,

• Strona www,

• Kontakt – np. numer telefonu lub adres e-mail.

Dzięki temu podstawowe informacje można sprawdzić bez konieczności otwierania karty kontrahenta. 

Wyszukiwanie kontrahenta

Nad listą znajduje się pole Szukaj, które pozwala odnaleźć interesującego nas kontrahenta.

Dostępne jest również filtrowanie listy według grupy kontrahentów. Po wybraniu odpowiedniej grupy i zastosowaniu filtra lista zostanie ograniczona do pasujących pozycji. 

Karta kontrahenta

Po kliknięciu nazwy kontrahenta bądź wybrania pokaż z listy po prawej stronie, otwiera się jego karta.

Karta zawiera podstawowe informacje dotyczące kontrahenta, m.in.:

• nazwę,

• grupę kontrahenta,

• NIP,

• kraj,

• miasto,

• kod pocztowy,

• ulicę,

• numer,

• numer telefonu,

• stronę internetową,

• adres e-mail,

• uwagi.

Na karcie znajdują się również dodatkowe sekcje związane z kontrahentem. W wersji demonstracyjnej widoczne są Kontakty oraz Zamówione produkty. 

Kontakty kontrahenta

W sekcji Kontakty można znaleźć osoby przypisane do danego kontrahenta.

Dla kontaktów prezentowane są m.in.:

• imię,

• nazwisko,

• adres e-mail,

• telefon,

• stanowisko,

• notatka.

Na karcie dostępny jest również przycisk Nowy kontakt, umożliwiający dodanie kolejnej osoby kontaktowej. 

Zamówione produkty

Karta kontrahenta zawiera również sekcję Zamówione produkty.

W tej części widoczne są informacje dotyczące produktów powiązanych z danym kontrahentem, m.in.:

• kod,

• nazwa,

• kod kreskowy,

• indeks zewnętrzny.

Pozwala to mieć w jednym miejscu również informacje o produktach związanych z konkretnym kontrahentem. 

Dostępne działania

Z poziomu listy oraz karty kontrahenta dostępne są podstawowe funkcje zarządzania danymi:

Dodaj – utworzenie nowego kontrahenta,

Edytuj – zmiana danych istniejącego kontrahenta,

Archiwizuj – wycofanie kontrahenta z bieżącej listy.

Na karcie kontrahenta funkcje te znajdują się w prawym górnym rogu. 

Dodawanie i edycja kontrahenta

Z poziomu modułu Kontrahenci można utworzyć nowego kontrahenta za pomocą przycisku Dodaj, znajdującego się w prawym górnym rogu listy.

Dodanie nowego kontrahenta jest możliwe poprzez wpisanie numeru NIP i kliknięciu Pobierz dane z GUS dane można również wprowadzić ręcznie. 

Podczas dodawania danych ręcznie uzupełniamy podstawowe dane kontrahenta, takie jak m.in. nazwa, grupa kontrahentów, NIP, adres oraz dane kontaktowe. W formularzu dostępne są również pola dotyczące telefonu, strony internetowej, adresu e-mail oraz uwag. 

Dane istniejącego kontrahenta można zmienić po otwarciu jego karty i wybraniu kafelka Edytuj w prawym górnym rogu. Pozwala to na aktualizację zapisanych informacji bez konieczności tworzenia kontrahenta ponownie. 

Dodaj PZ

Z poziomu karty kontrahenta dostępny jest również przycisk Dodaj PZ. Umożliwia on przejście bezpośrednio do tworzenia dokumentu PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) powiązanego z wybranym kontrahentem.

Dzięki temu nie ma potrzeby wychodzenia z karty kontrahenta i wyszukiwania odpowiedniej funkcji w module Dokumenty magazynowe. Kontrahent zostaje wskazany bezpośrednio w kontekście tworzonego dokumentu.

Archiwizacja kontrahenta

Kontrahenta można zarchiwizować z poziomu jego karty za pomocą kafelka Archiwizuj.

Po wybraniu tej funkcji system wyświetla komunikat z prośbą o potwierdzenie operacji. Dopiero po potwierdzeniu kontrahent zostaje zarchiwizowany. 

Z listy kontrahentów można również wykorzystać filtr pozwalający wyświetlić zarchiwizowane elementy.

Warto wiedzieć

KONTRAHENCI jest modułem, który stanowi bazę informacji wykorzystywanych w innych obszarach systemu. Dlatego warto dbać o poprawność i kompletność danych kontrahentów już na etapie ich dodawania.